Гурван төрлийн хикицүги ба хэзээ эхлэх вэ
Хикицүги нь өөр мэт санагддаг боловч нэг хэлээр ярьдаг гурван нөхцөл байдлыг хамардаг. Кюка гарахын өмнө явахын өмнө та эзгүй байх хугацаандаа хийгдэх ёстой ажлуудаа ихэвчлэн нэг хамт олондоо, ихэвчлэн богино мессеж болон биечлэн нэг үгээр дамжуулдаг. Компани доторх шилжүүлэг болох жинжи идогийн өмнө та бүхэл бүтэн дүрээ шилжүүлдэг бөгөөд энэ нь ихэвчлэн зарлал болон шилжих огнооны хооронд долоо хоног болдог. Тайшокү, огцрохоос өмнө та бүх зүйлийг хүлээлгэж өгөөд, компани таны эцсийн өдрөөс өмнө дуусгахыг хүлээх болно.
Суралцагчдыг барьж авдаг газар бол цаг хугацаа юм. Орхих нь нэг эсвэл хоёр өдөр бэлтгэх шаардлагатай. Шилжүүлгийг зарласан өдрөөс эхэлнэ. Огцрохыг хүлээлгэн өгөх нь мэдэгдлийн хугацаанд дуусдаг бөгөөд эхний долоо хоногт олон менежерүүд хикицүги кейкаку буюу шилжүүлгийн төлөвлөгөөг хүсэх болно. Компанийн хүлээлт өөр өөр байдаг тул багийн хикицүги ихэвчлэн ямар байхыг асуугаарай.
| Япон | Ромажи | Утга |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | Би ирэх долоо хоногт ажлаа хүлээлгэн өгөхийг хүсч байна. |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | Би шилжсэнээр үүргээ Танакад шилжүүлнэ. |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | Явахаасаа өмнө бүх ажлаа хүлээлгэж өгөхөөр төлөвлөж байна. |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | Би энэ долоо хоногт хүлээлгэн өгөх төлөвлөгөөгөө гаргана. |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | Миний залгамжлагч хэн болох вэ? |
Хикицугишо: баримт бичигт юу багтдаг
Хикицүгишо бол хүлээлгэн өгөх гол тулгуур юм. Үүнийг таны залгамжлагч, менежер, хэдэн сарын дараа өөр хэн ч хариулж чадахгүй асуултанд хариулдаг хүн уншдаг. Үүнийг энгийн дэсү, масу хэлээр эсвэл дотоод бичиг баримтын нэр хүндийн хэв маягаар, аль нь ч танай баг ашиглаж байгаагаар бичиж, огноогоор нь бус даалгавраар нь цэгцлээрэй. Даалгавар бүрийн хувьд: энэ нь юунд зориулагдсан, хэр олон удаа тохиолддог, ямар байдалд байгаа, хэн оролцож байгаа, файлууд хаана байгаа, юу нь буруу байж болох вэ.
Хикицүгишог хоёр зүйл үнэхээр хэрэгтэй болгодог. Эхнийх нь keii, түүх юм: яагаад үйлчлүүлэгчтэй тодорхой байдлаар харьцдаг, ямар шийдвэр гаргасан, хэн. Хоёр дахь нь бичигдээгүй дүрэм юм: утасны дуудлагад дургүй үйлчлүүлэгч, эхлээд тодорхой хүн рүү очих ёстой тайлан. Эдгээр нь албан ёсны журамд хэзээ ч гарч ирдэггүй бөгөөд зөвхөн залгамжлагчийн олж мэдэх боломжгүй зүйл юм.
| Хэсэг | Уншиж байна | Юу бичих вэ |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | Зорилго, давтамжтай ажлуудын жагсаалт |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | Даалгавар бүрийн одоогийн байдал |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | Хариуцсан хүмүүс, холбогдох хүмүүс |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | Үйлчлүүлэгч болон нийлүүлэгчийн холбоо барих мэдээлэл |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | Эцсийн хугацаа ба давтагдах хуанли |
| 保管場所 | hokan basho | Файл, маягт, бүртгэлийг хаана хадгалдаг |
| 懸案事項 | ken'an jikō | Хүлээгдэж буй асуудлууд болон нээлттэй асуудлууд |
| 経緯 | keii | Түүх ба шийдвэрийн цаад шалтгаанууд |
| 注意点 | chūi-ten | Анхаарах зүйл, үүнд бичигдээгүй дүрэм |
| マニュアル | manyuaru | Процедур болон гарын авлагын холбоосууд |
Нууц үг, дансны дэлгэрэнгүй мэдээллийг баримт бичигт бичээгүй, компанийн өөрийн системээр дамжуулж өгдөг. Танай компани тэдгээрийг хэрхэн зохицуулж байгааг IT-ээс асуу.
Хүлээн авах хэллэгүүд
Ярианы заавар нь баримт бичгийг дагадаг. Өөрийнхөө залгамжлагчтай суугаад, даалгавар бүрийг нь шалгаад, баримт бичигт юу болохгүйг хэлээрэй: үйлчлүүлэгчийн хүлээж буй өнгө аяс, харагдахаас удаан байгаа үйл явцын хэсгүүд. Асуултыг урихын тулд үйлдэлд hikitsugimasu, хүсэлтэд о-негай шимасү, go-fumei на арван, тодорхойгүй оноог ашиглана уу. Дотны хамтрагчтайгаа ч гэсэн desu болон masu-д алхалт хийх; албан ёсны байдал нь хариуцлагыг албан ёсоор шилжүүлж буйг илтгэж байна.
Хэзээ, хэр удаан ажиллах боломжтойг хэлээд дуусга. Олон компанид шилжүүлгийн дараа хэдэн долоо хоногийн турш залгамжлагчийн асуултад хариулах нь хэвийн үзэгдэл юм; огцорсны дараа энэ нь үүрэг биш харин эелдэг байдал бөгөөд та эелдэг байдлаар хязгаар тогтоож болно.
| Япон | Ромажи | Утга |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | Энэ төсөл одоогоор тооцоогоо гаргах шатандаа явж байна. |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | Дэлгэрэнгүй мэдээллийг хүлээлгэн өгөх баримт бичгийн гуравдугаар хуудсанд нэгтгэн харуулав. |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | Энэ үйлчлүүлэгчийн тусламжтайгаар утасны дуудлага нь имэйлээс илүү хурдан хийгддэг. |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | Хэрэв ямар нэг зүйл тодорхойгүй байвал хүссэн үедээ надаас асуугаарай. |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | Ирэх сарын эцэс хүртэл би асуултанд хариулж чадна. |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | Энэ нь миний үүрэг хариуцлагыг хүлээлгэн өгч дуусч байна. |
Хүлээн авах тухай хэллэгүүд
Таныг залгамжлагч бол таны ажил бол асуух явдал юм. Япон хамтран ажиллагсад чухал гэж бодсон зүйлээ бусдад шилжүүлж, анзаарахаа больсон зүйлээ мартдаг тул таны авчирсан асуултууд таны олж авсан зүйлийг бүрдүүлдэг. Эхлээд тэргүүлэх ач холбогдол, дараа нь түүх, дараа нь хүлээгдэж буй асуудлууд, дараа нь хүмүүсийн талаар асуу. Сонссон зүйлээ iu koto desu ne-ээр баталгаажуулж, ийм зүйл тохиолдоод, хариуг нь өөрөө баримт бичигт бичээрэй, учир нь гадагшаа гарах хүнд цаг гарахгүй.
Хэт их амлалтгүйгээр ажилдаа нухацтай хандаж байгаагаа харуул. Hikitsugasete itadakimasu, би үүнийг хүлээн авах болно, мөн shikkari hikitsugimasu, би үүнийг зохих ёсоор хүлээн авах болно, стандарт шугамууд бөгөөд эцэст нь зарцуулсан цаг хугацааны төлөө товч талархал илэрхийлье.
| Япон | Ромажи | Утга |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | Эдгээрээс хамгийн яаралтай нь аль нь вэ? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | Энэ төслийн түүхийг ярьж өгөхгүй юу? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | Одоогоор хүлээгдэж буй асуудал байна уу? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | Үйлчлүүлэгч дээр миний онцгой болгоомжтой хандах хүн байна уу? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | Тэгэхээр энэ сарын сүүл гэхэд нэхэмжлэх нь дуусна гэсэн үг шүү дээ? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Би үүнийг зохих ёсоор нь авах болно. Цаг зав гаргасанд баярлалаа. |
Үйлчлүүлэгчид залгамжлагчийг танилцуулж байна
Үйлчлүүлэгчдийг хоёр үе шаттайгаар хүлээлгэн өгдөг. Эхлээд kōnin no go-shōkai имэйл ирдэг: та өөрчлөлтийг зарлаж, залгамжлагчийг нэрлэж, тэдгээрийг хуулж, дэмжлэг үзүүлсэн үйлчлүүлэгчид талархал илэрхийлээрэй. Дараа нь залгамжлагч нь богино өөрийгөө танилцуулснаар уг сэдэвт хариулдаг. Хоёрдугаарт, хамтарсан айлчлал эсвэл дуудлага ирдэг бөгөөд та тэднийг нүүр тулан танилцуулж, ярьж байхад нь ухрах болно. Таны сүүлчийн өдрийн дараа залгамжлагч өөрөө хариу илгээдэг.
Доорх мөрүүд нь тухайн имэйлийн хэсгүүд болон ярианы танилцуулга юм. Дуугаа дулаахан, бага зэрэг албан ёсны байлгаж, яагаад явах гэж байгаагаа тайлбарлахаас зайлсхий; энгийн isshin ni yori, хувийн шалтгааны улмаас, бүх үйлчлүүлэгчид хэрэгтэй.
| Япон | Ромажи | Утга |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | Сэдэв: Холбоо барих хүн солигдсон тухай мэдэгдэл |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | Дөрөвдүгээр сарын 1-нээс эхлэн би таны холбоо барих албан тушаалаа орхих болно. |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | Миний залгамжлагч бол нэг тэнхимийн Сато байх болно. |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | Энэ дүрд ажиллах хугацаанд намайг дэмжиж байсан та бүхэндээ чин сэтгэлээсээ баярлалаа. |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | Сато бид хоёр удахгүй тантай биечлэн уулзаж мэндчилнэ. |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Би бол залгамжлагч Сато. Би тантай хамтран ажиллахыг тэсэн ядан хүлээж байна. |
Өгөгч талд хүлээлгэн өгөх хяналтын хуудас
Доорх жагсаалт нь зарлалаас эхлээд сүүлийн өдөр хүртэл өгөх талыг хамарна. Богино хугацааны амралтанд бүх зүйл хамаарахгүй, харин шилжих эсвэл огцрохын тулд бүх зүйлийг даван туулах нь хамт ажиллагсад нь чимээгүйхэн хүлээх болно.
- Өв залгамжлагч болон шилжүүлгийн хуваарийг эхлээд менежертэйгээ тохиролц
- Даалгавраар нь ангилсан hikitsugisho-г статус, түүхийн хамт шинэчилж эсвэл бичээрэй
- Хуваалцсан хавтас, файлуудыг эмх цэгцтэй болгосноор танихгүй хүн олох боломжтой
- Өв залгамжлагчийг баримт бичгийг биечлэн, даалгавраар нь алхаарай
- Үйлчлүүлэгчийн мэдэгдлийн имэйлийг залгамжлагчийг хуулсан байдлаар илгээнэ үү
- Хамтарсан айлчлал эсвэл хамгийн чухал үйлчлүүлэгчид рүү залгах
- Компанийн албан ёсны процессоор дамжуулан данс, нууц үгээ хүлээлгэн өгөх
- Дахин давтагдах уулзалт, захиалга, системийн үүргийг цуцлах эсвэл шилжүүлэх
- Хэзээ асуултад хариулахаа, хэр удаан хугацаанд хариулахаа хэлээрэй
- Таны сүүлчийн өдөр залгамжлагч, менежер болон хамт олондоо баярлалаа
Богино хугацааны амралт авахын тулд жагсаалт гурван мөр болж буурдаг: нэг хамт олондоо юу болохыг хэлэх, файлууд хаана байгааг бичиж, оффисын гадуурх мессежийг дээшлүүлнэ.
зайлсхийх алдаа
Хамгийн нийтлэг алдаа бол зөвхөн таны толгойд амьдардаг, сүүлчийн үдээс хойш яаравчлан ярилцсан шиг хүлээлгэн өгөх явдал юм. Үүнийг эрт бичиж, яриа баримт бичгийн дагуу яв. Хоёр дахь нь түүхгүй ажлуудыг жагсаах явдал юм: юу хийхээ мэддэг ч яагаад гэдгийг мэдэхгүй залгамжлагч хуучин алдаагаа давтах болно. Гурав дахь нь үйлчлүүлэгчээ мартах явдал бөгөөд тэд буцаж ирсэн имэйлээс өөрчлөлтийг мэдсэнээ санах болно.
Хүлээн авагч талын алдаа нь эелдэг зан нь таныг асуухыг зогсоодог. Товчхондоо толгой дохин, сарын дараа дутагдлыг олж илрүүлэх нь хэнд ч тус болохгүй. Асуу, баталгаажуул, бич. Мөн та зөвхөн амралтаараа явж байгаа тул аль аль талдаа hikitsugi-г нэмэлт зүйл гэж бүү харьц; Хугацаа нь унасан тухай хоёр мөр бүхий мессеж нь хүлээлгэн өгөх хэвээр байгаа бөгөөд үүнийг алгасах нь анзаарагддаг.
| Япон | Ромажи | Утга |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | Завгүй байсан болохоор амаар тайлбарлая. (Зайлсхий, бичээрэй.) |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | Би эхлээд хүлээлгэн өгөх баримт бичгийг явуулах тул уншаад дараа нь надад хугацаа өгөөрэй. |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | Онцгой асуудал байхгүй. (Ховор үнэн; хүлээгдэж буй асуудлуудыг жагсаа.) |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | Энэ талаар үйлчлүүлэгчтэй нэг удаа маргаан гарсан тул түүхийг нь тайлбарлая. |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | Ойлголоо. (Зүгээр дээ, гэхдээ асуултын хамт дагаж мөрдөөрэй.) |