标准结构
会议纪要遵循传统的布局，各公司之间几乎没有变化，这意味着大部分文件可以在会议开始之前准备好。
提前填写标题可以让您专注于真正需要倾听的两件事：决策和行动。
| 场地 | 日本人 | 里面有什么 |
|---|---|---|
| 标题 | 议事录 | 文档名称 |
| 日期和时间 | 日时 | 日期、开始和结束 |
| 地方 | 地点 | 房间或在线 |
| 出席者 | 出席者 | 姓名，有时是部门 |
| 议程 | 塞 | 讨论的项目 |
| 决定 | 决定事项 | 达成了什么协议 |
| 行动 | 宿题事项 | 谁在何时做什么 |
最后两行是文档的要点。它们之上的所有内容都是可以预先填写的管理。
记录决定
决策线应该说明所商定的内容，仅此而已。抵制住记录谁争论了什么的诱惑，这很少是想要的，而且可能会在以后引起问题。
名词结尾短语是这里的标准，可以保持条目简短。完整的礼貌句子会延长几分钟的时间，但不会让句子变得更清晰。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | 批准采用新系统。 |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | 预算提案延续到下次。 |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | 同意采用A方案。 |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | 目前的政策继续执行。 |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | 结论被推迟。 |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | 细节需单独考虑。 |
记录动作
一项行动需要三件事：什么、谁以及何时。没有所有者或截止日期的行动就不是行动，而省略其中任何一项的会议纪要是对它们最常见的抱怨。
如果会议中没有规定截止日期，请在写会议记录之前询问，而不是将其留空。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | 田中：准备材料，下周五之前 |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | 每个人：本周内提交意见 |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | 销售：确认数字 |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | 下次之前准备三个提案 |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | 业主尚未决定 |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | 截止日期将另行通知 |
当没有做出任何决定时，最后两个是合法的条目。记录所有者尚未决定比保留线路更有用。
忽略什么
分钟越短就越有用。最常见的错误是抄写讨论，这会产生一份没有人阅读的文件，并且如果发表意见的话可能会造成困难。
忽略争论并保留结果，除非有特定原因记录如何做出决定。
- 谁不同意什么，除非必须记录在案。
- 讨论的来回。
- 您自己对某人的意思的解释。
- 闲聊和离题。
- 任何您不确定自己是否听对的内容；改为询问。
用第二语言做会议记录
在学习日语的同时花几分钟听起来似乎不可能，但却是可以管理的，因为你不需要遵循所有内容。您需要由可预测的短语标记的决策和行动。
聆听这些标记而不是内容是使其发挥作用的技巧。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | 那么，在此基础上。 （决定落地） |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | 谁来负责？ （一个动作） |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | 截止日期是下周五。 |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | 到下次会议时， |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | 这件事就暂缓了。 |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | 会议到此结束。 |
传阅及修正
当天发送会议记录。当人们记得时，更正很容易，但一周后就不可能了，而且尽早传阅也是你了解自己是否正确理解会议的方法。
明确要求更正是正常的，并且可以减轻用第二语言编写的文档的压力。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | 我正在发送会议记录。 |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | 请检查它们。 |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | 有错误之处请指出。 |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | 我正在重新发送更正后的版本。 |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | 有些部分我无法捕捉到。 |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | 如果有任何补充，我将不胜感激。 |
直白地说你抓不到某些东西比猜测要好。同事们很容易地填补了这个空白，最终记录变得准确。