Retransmitindo uma mensagem em japonês: Dengon e relatórios

Recebendo uma mensagem no telefone

A sequência é fixa o suficiente para ser aprendida como um script. Você estabelece que a pessoa não está disponível, diz quando ela voltará, se oferece para anotar a mensagem, anota, lê de volta e dá seu próprio nome para que quem ligou saiba quem está com ela. Essa última etapa é uma prática padrão nos escritórios japoneses e geralmente é aquela que os alunos ignoram.

Oferecer-se para receber uma mensagem antes que o chamador pergunte é a atitude esperada. Dengon oazukari shimashō ka, devo anotar uma mensagem, posiciona você como útil e não como um obstáculo, e é o que um colega japonês diria.

Confirmando o que você escreveu

A leitura da mensagem não é opcional em um escritório japonês e é onde os erros são detectados. Nomes, números e datas são os três itens que devem ser confirmados, porque são os três que não podem ser reconstruídos a partir do contexto se você errar.

Para nomes, pergunte como os kanji são escritos se precisar escrevê-los. Para números, leia-os dígito por dígito. Para datas, diga o dia da semana ao lado da data, porque isso detecta uma diferença imediatamente.

Fukushō, repetindo, é uma prática nomeada e não um hábito pessoal. Anunciar que você está fazendo isso é normal e esperado.

Discurso relatado: para itte imashita e seus parentes

Para transmitir o que alguém disse, anexe a partícula de citação a uma cláusula simples e siga-a com um verbo de dizer. A cláusula interna permanece clara mesmo quando sua frase é educada, que é a regra que os alunos quebram com mais frequência: ashita kuru para itte imashita, não ashita kimasu para itte imashita.

O verbo dizer muda com o status de quem fala. Itte imashita é neutro e cobre a maioria dos casos. Osshatte imashita é honorífico e usado ao denunciar um cliente ou pessoa sênior. Mōshite orimashita é humilde e usado para relatar seu próprio lado a alguém de fora.

Passando a mensagem

Ao entregar a mensagem, diga de quem é e o que eles desejam e, em seguida, forneça os detalhes. Seu colega precisa decidir se deve agir agora, e enterrar o pedido no final de um relato cronológico torna isso mais difícil.

Mantenha as palavras do chamador distinguíveis do seu próprio resumo. Sinalizando com to no koto desu, eles disseram isso, ou to itte imashita separa o que foi dito do que você inferiu, o que importa se a mensagem for aplicada posteriormente.

To no koto desu é a frase mais útil nesta seção. Marca toda uma afirmação como relatada sem a necessidade de um verbo para dizer.

A armadilha honorífica nas mensagens retransmitidas

As regras japonesas dentro e fora do grupo se aplicam a toda a mensagem e mudam dependendo de com quem você está falando. Para um chamador externo, seu próprio gerente é uchi, interno, então você abandona o título e usa formas humildes sobre ele. Depois, para o seu colega, o mesmo gerente é sênior e recebe títulos honoríficos novamente.

Esta é uma verdadeira fonte de erros, porque a mensagem é a mesma e a linguagem não. A regra prática é perguntar quem está ouvindo, em vez de quem está sendo descrito, e redefinir os títulos honoríficos cada vez que o público muda.

Observe que o chamador mantém seus títulos honoríficos em cada linha. É apenas o seu lado cuja linguagem muda com o público.

Mensagens escritas e bate-papo

A maioria das mensagens retransmitidas agora viaja por chat ou e-mail, em vez de uma nota em papel, e as convenções são compactadas. O formato esperado é origem, solicitação, prazo e seu nome, nessa ordem, em quatro linhas curtas. Uma prosa longa não ajuda em nada para algo que um colega lê entre as reuniões.

Mantenha os marcadores da fala relatada mesmo por escrito. Uma mensagem de bate-papo informando que o prazo final é sexta-feira é sua declaração; aquele que diz que o prazo é sexta-feira torna a fonte explícita e protege a todos se estiver errado.

Quando você não conseguiu entender a mensagem corretamente

Às vezes a linha está ruim, quem liga fala rápido ou você simplesmente não atende. A resposta errada é adivinhar e transmitir uma meia mensagem; o correto é dizer claramente o que você recebeu e o que não recebeu, tanto para quem ligou quanto para seu colega.

Com o chamador, pedir que ele diminua a velocidade é totalmente aceitável e esperado de qualquer pessoa em uma linha ruim. Com seu colega, sinalizar explicitamente sua incerteza é o que permite que ele decida se deve ligar novamente e verificar.