Atendendo o telefone
O telefone do escritório é a parte mais difícil e mais roteirizada deste trabalho, o que é uma boa combinação: pode ser preparado quase completamente.
A abertura é fixa e moshi moshi não é usado em ligações comerciais. Você dá o nome da empresa e o seu próprio e depois pega o deles.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。株式会社サンプルの田中でございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Kabushiki-gaisha Sanpuru no Tanaka de gozaimasu. | Obrigado pela sua chamada. Aqui é Tanaka da Sample Ltd. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Obrigado pelo seu apoio contínuo. |
| 恐れ入りますが、お名前を伺えますか。 | Osoreirimasu ga, onamae o ukagaemasu ka. | Posso perguntar seu nome? |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō omachi kudasaimase. | Por favor, espere um momento. |
| おつなぎいたします。 | Otsunagi itashimasu. | Eu vou fazer você passar. |
| お電話が遠いようです。 | Odenwa ga tōi yō desu. | A linha parece fraca. |
Levando uma mensagem
Levar mensagem é onde os erros custam caro, e a disciplina é confirmar tudo de volta: nome, empresa, número e o conteúdo.
Confirmar um número de telefone dígito por dígito é uma prática padrão, e as leituras mais seguras para quatro e sete existem justamente para isso.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| あいにく田中は席を外しております。 | Ainiku Tanaka wa seki o hazushite orimasu. | Infelizmente Tanaka está longe de sua mesa. |
| 折り返しお電話いたしましょうか。 | Orikaeshi odenwa itashimashō ka. | Vamos ligar de volta para você? |
| ご伝言を承ります。 | Godengon o uketamawarimasu. | Vou levar uma mensagem. |
| お電話番号を確認させていただきます。 | Odenwa bangō o kakunin sasete itadakimasu. | Deixe-me confirmar seu número de telefone. |
| 復唱いたします。 | Fukushō itashimasu. | Vou repetir isso de volta. |
| 田中に申し伝えます。 | Tanaka ni mōshitsutaemasu. | Vou passar para Tanaka. |
Observe que seu próprio colega é mencionado sem título honorífico quando fala com uma pessoa externa. Este é o ponto que os alunos mais frequentemente erram.
O registro que muda
A única dificuldade conceitual deste trabalho é que o registro depende de quem está do outro lado e não do que você está fazendo. A mesma pessoa é referida de forma diferente dependendo de com quem você está falando.
Acertar a direção da humildade é mais importante do que aperfeiçoar todas as formas, e é o que distingue alguém que entende a convenção.
| Falando com | Seu gerente é | O gerente deles é |
|---|---|---|
| Um cliente | 田中 | 田中様 |
| Um colega | 田中部長 | O título deles |
| Seu gerente | Formas honoríficas | Não aplicável |
| Um fornecedor | 田中 | Honorífico |
| Outro departamento | 田中部長 | O título deles |
A primeira linha é a que deve ser internalizada. Adicionar um título honorífico ao nome do seu próprio gerente na frente de um cliente é imediatamente percebido como um erro.
Solicitações internas
As solicitações dentro do escritório são educadas, porém mais leves, e são constantes: pedir um documento, correr atrás de uma aprovação, verificar um prazo. O registro é educado sem keigo completo.
Perseguir é uma parte normal do papel e possui amaciantes convencionais que o tornam normal.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| お忙しいところ、すみません。 | Oisogashii tokoro, sumimasen. | Desculpe incomodá-lo quando você estiver ocupado. |
| こちらの書類、ご確認いただけますか。 | Kochira no shorui, gokakunin itadakemasu ka. | Você poderia verificar este documento? |
| 先日の件、いかがでしょうか。 | Senjitsu no ken, ikaga deshō ka. | Como vai o assunto do outro dia? |
| 締め切りが明日となっております。 | Shimekiri ga asu to natte orimasu. | O prazo é amanhã. |
| ご都合のよいときで結構です。 | Gotsugō no yoi toki de kekkō desu. | Sempre que for conveniente, tudo bem. |
| 念のため、確認させてください。 | Nen no tame, kakunin sasete kudasai. | Deixe-me confirmar apenas por precaução. |
Visitantes
As trocas de recepção são curtas, fixas e frequentes. Cumprimente, confirme quem eles estão aqui para ver, sente-os e informe a pessoa.
Oferecer chá é convencional em muitos escritórios e faz parte do roteiro e não de uma iniciativa.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| いらっしゃいませ。 | Irasshaimase. | Bem-vindo. |
| お約束はございますか。 | Oyakusoku wa gozaimasu ka. | Você tem um compromisso? |
| ただいま担当者を呼んでまいります。 | Tadaima tantōsha o yonde mairimasu. | Vou buscar a pessoa agora. |
| こちらでお掛けになってお待ちください。 | Kochira de okake ni natte omachi kudasai. | Por favor, sente-se aqui e espere. |
| お茶をお持ちいたします。 | Ocha o omochi itashimasu. | Vou trazer um pouco de chá para você. |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | Obrigado por esperar. |
Perfurando o telefone
De tudo neste trabalho, o telefone é o que se deve praticar, por três razões: é o meio mais difícil, é o conteúdo mais roteirizado e é o que os novos funcionários administrativos mais temem.
Por ser um script, funciona bem. Executar o script de chamada com um AI Sensei na sala de aula 3D imersiva do Unihongo, falado em vez de digitado, leva a abertura e a recepção da mensagem à velocidade que uma chamada real precisa, e vale a pena usar o laboratório de pronúncia nos números, já que uma linha telefônica degrada exatamente as distinções de comprimento que separam quatro de sete.
O meio de uma ligação não é roteirizado, e é isso que um roleplay acrescenta: um chamador que diz algo que você não previu, momento em que as frases de confirmação devem chegar sem composição.
Aprenda a abertura e a recepção da mensagem para completar a automaticidade. Entre eles, eles atendem a maioria das ligações, e a confiança no telefone muda todo o trabalho.