Escrito para ser divulgado
O fato que define uma proposta japonesa é que ela viaja sem você. Ele é encaminhado, impresso, discutido em uma reunião da qual você não participa e decidido por pessoas que não têm contexto além da página.
Todo o resto decorre disso. O documento tem que responder às perguntas óbvias, porque não há ninguém presente para respondê-las, e tem que ser curto o suficiente para que um leitor ocupado o termine.
| Seção | japonês | Respostas |
|---|---|---|
| Fundo | 背景 | Por que agora |
| Problema | 課題 | O que há de errado |
| Proposta | 提案内容 | O que você quer fazer |
| Efeito | 期待効果 | O que melhora |
| Custo | 費用 | Quanto custa |
| Agendar | スケジュール | Até quando |
| Riscos | リスク | O que poderia dar errado |
Os três últimos são o que tornam uma proposta acionável. Sem custo, cronograma e risco, o leitor não pode decidir nada e simplesmente adiará.
A linha de resumo
Abra com uma frase declarando o que você está propondo. Um leitor que não lê mais nada deve saber o que está sendo pedido.
Escrever esta linha primeiro também é um teste útil para o seu próprio pensamento: uma proposta que não pode ser resumida em uma frase geralmente não está pronta.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Proponho a introdução do novo sistema. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | Proponho revisar o fluxo de trabalho. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | A proposta é a seguinte. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | O objetivo é reduzir o tempo de trabalho. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Três opções foram comparadas. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | Concluindo, a opção A é recomendada. |
Problema antes da solução
A seção de problemas faz o trabalho persuasivo. Um leitor que não aceita a existência de um problema não aceitará a proposta, por melhor que seja, e esta é a secção que os alunos tendem a escrever demasiado brevemente.
Quantifique sempre que possível. Um problema declarado com um número é muito mais difícil de descartar do que um problema declarado como uma impressão.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | Atualmente são necessárias cerca de vinte horas por mês. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | Por ser manual, os erros ocorrem facilmente. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | Três incidentes ocorreram no ano passado. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | O fardo do responsável é pesado. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | Da forma como as coisas estão, não se espera nenhuma melhoria. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | Uma resposta é urgente. |
Os três primeiros são quantificados e os restantes não. Uma proposta com números na seção do problema é notavelmente mais persuasiva.
Custo e cronograma
Uma proposta sem custo e cronograma é mais uma ideia do que uma proposta e será devolvida ou adiada. É também nestas secções que a honestidade compensa: uma subestimação descoberta posteriormente prejudica mais do que um valor honesto maior teria causado.
Quando um valor for incerto, rotule-o como uma estimativa em vez de apresentá-lo como firme.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | O custo inicial é de cerca de quinhentos mil ienes. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | Um custo operacional mensal surge separadamente. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Esta é uma estimativa e pode variar. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | A introdução está prevista para levar três meses. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | A primeira fase começa no próximo mês. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | O efeito no trabalho existente é limitado. |
Nomeando a objeção
Toda proposta tem uma objeção óbvia, e o leitor pensará nela, quer você a mencione ou não. Nomeá-lo e respondê-lo é um ponto forte; omiti-lo parece ingênuo ou evasivo.
É também aqui que uma proposta ganha confiança, uma vez que é mais provável que um redator que antecipou a dificuldade tenha pensado no resto.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | As seguintes preocupações podem ser levantadas. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | A carga aumenta temporariamente durante a introdução. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | Isto é resolvido através de uma introdução faseada. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | O risco é considerado limitado. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | Uma alternativa foi considerada, mas custa mais. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Se surgirem preocupações, ele será revisado. |
Mencionar que você considerou uma alternativa e por que a rejeitou é uma das coisas mais fortes que uma proposta curta pode incluir.
Antes de circular
Compare o documento com o leitor que o verá sem você. Eles conseguem dizer o que está sendo proposto, quanto custa, quando acontece e o que pode dar errado, apenas pela página?
A consistência do estilo é importante aqui, assim como nos relatórios: as propostas usam um estilo escrito simples e finais educados misturados marcam o documento como uma mensagem e não como um documento.
- A primeira linha indica a proposta.
- A seção do problema contém pelo menos um número.
- O custo é dividido em inicial e contínuo.
- Uma programação com data de início está incluída.
- A objeção óbvia é nomeada e respondida.
- O estilo é consistente e simples por toda parte.