O layout padrão
Os avisos seguem um formato compacto e fixo. Como são lidos de relance e não sentados, o layout é mais importante do que a prosa: o leitor deve ser capaz de extrair as informações essenciais em alguns segundos.
O formato também informa imediatamente ao leitor que tipo de documento ele está vendo, razão pela qual o título é uma única palavra convencional em vez de uma descrição.
| Elemento | japonês | Posição |
|---|---|---|
| Título | お知らせ | Centralizado na parte superior |
| Data | 日付 | Canto superior direito |
| Autor | 発信者 | Abaixo da data |
| Linha de assunto | 件名 | Acima do corpo |
| Corpo | 本文 | Informações essenciais primeiro |
| Fechando | 以上 | Termina o aviso |
O caractere de fechamento é uma convenção que marca o final de um aviso. Omiti-lo faz com que um aviso pareça inacabado para um leitor japonês.
O que e quando, antes do porquê
O corpo abre com os fatos essenciais: o que está acontecendo e quando. A explicação segue. Um aviso que abre com o plano de fundo faz com que o leitor procure as informações de que precisa imediatamente.
As datas e horários geralmente são definidos em suas próprias linhas, em vez de incorporados em prosa, para que possam ser encontrados sem leitura.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| エレベーター点検のお知らせ | Erebētā tenken no oshirase | Aviso de inspeção de elevador |
| 日時：九月十五日（火）九時から十二時 | Nichiji: kugatsu jūgonichi (ka) kuji kara jūniji | Data e hora, em linha própria |
| 場所：一階エントランス | Basho: ikkai entoransu | Localização, em linha própria |
| 対象：全入居者 | Taishō: zen nyūkyosha | Quem afeta |
| 上記の時間帯はご利用いただけません。 | Jōki no jikantai wa goriyō itadakemasen. | Não pode ser usado durante o período acima. |
| ご不便をおかけいたします。 | Gofuben o okake itashimasu. | Pedimos desculpas pelo inconveniente. |
O registro impessoal
O aviso não é dirigido a ninguém em particular, o que altera o registo. Evita o endereço direto que um e-mail usa e depende de frases definidas e construções passivas ou impessoais.
Isto é conveniente para o aluno, porque as frases são fixas e há pouca necessidade de compor algo original.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 下記のとおりお知らせいたします。 | Kaki no tōri oshirase itashimasu. | Damos aviso como segue. |
| 実施いたします。 | Jisshi itashimasu. | Será realizado. |
| 変更となりました。 | Henkō to narimashita. | Foi alterado. |
| 中止とさせていただきます。 | Chūshi to sasete itadakimasu. | Será cancelado. |
| ご了承ください。 | Goryōshō kudasai. | Observe. (pedindo aceitação) |
| 以上 | ijō | Isso é tudo. Termina o aviso. |
Observe que nenhum deles nomeia um leitor. Essa impessoalidade é a característica definidora do registo.
Solicitações e proibições
Os avisos frequentemente pedem que as pessoas façam ou não algo, e a suavização convencional é o que as impede de ler as ordens. A frase de cooperação no final faz a maior parte desse trabalho.
Uma proibição é geralmente declarada como um pedido e não como uma regra, mesmo quando é uma regra.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| ご協力をお願いいたします。 | Gokyōryoku o onegai itashimasu. | Pedimos a sua cooperação. |
| ご遠慮ください。 | Goenryo kudasai. | Por favor, evite. |
| お控えください。 | Ohikae kudasai. | Por favor, evite. (um pouco mais suave) |
| 禁止されております。 | Kinshi sarete orimasu. | É proibido. |
| 静粛にお願いいたします。 | Seishuku ni onegai itashimasu. | Por favor, fique quieto. |
| 各自でお持ち帰りください。 | Kakuji de omochikaeri kudasai. | Por favor, leve seus próprios itens para casa. |
Tipos de aviso comuns
Algumas situações são responsáveis pela maioria dos avisos, e cada uma tem uma formulação convencional que vale a pena emprestar em vez de reinventar.
Copiar o texto de um aviso anterior no mesmo quadro é totalmente aceitável e é o que a maioria das pessoas faz.
| Situação | Título | Observação |
|---|---|---|
| informações gerais | お知らせ | O padrão |
| Um pedido | お願い | Ao perguntar sobre comportamento |
| Manutenção | 工事のお知らせ | Incluir datas e acesso |
| Cancelamento | 中止のお知らせ | Indique brevemente o motivo |
| Mudança de detalhes | 変更のお知らせ | Estado antigo e novo |
| Desculpa | お詫び | Para um problema já causado |
Contato e fechamento
Um aviso termina com quem o emitiu e como perguntar sobre ele. Omitir o contato é um erro comum e produz um aviso sobre o qual as pessoas não conseguem agir.
O nome do departamento é frequentemente usado em vez de um indivíduo, o que se enquadra no registo impessoal.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| お問い合わせは管理室まで。 | Otoiawase wa kanrishitsu made. | Consultas ao escritório de administração. |
| ご不明な点は総務部までご連絡ください。 | Fumei na ten wa sōmubu made gorenraku kudasai. | Entre em contato com Assuntos Gerais em caso de dúvidas. |
| 担当：田中 | Tantō: Tanaka | Responsável: Tanaka |
| 内線：一二三四 | Naisen: ichi-ni-san-yon | Extensão: 1234 |
| 以上 | ijō | Termina o aviso |
| 何卒よろしくお願いいたします。 | Nanitozo yoroshiku onegai itashimasu. | Pedimos a sua gentil cooperação. |
Sempre inclua um contato. Um aviso sem aviso gera mais perguntas do que respostas, geralmente dirigidas a quem está mais próximo.