Tham gia cuộc gọi và ba mươi giây đầu tiên
Đoạn mở đầu cuộc gọi video tiếng Nhật bị nén. Bạn chào, bạn đặt tên cho chính mình và bạn xác nhận rằng âm thanh hoạt động, thường là trong hai câu. Đồng nghiệp nhận được otsukaresama desu; bất kỳ ai bên ngoài công ty của bạn đều nhận được osewa ni natte orimasu. Nói công ty và tên của bạn ngay cả khi ô của bạn hiển thị chúng vì một nửa số người tham gia vẫn đang tham gia và chưa có ai đọc nhãn tên.
Nếu bạn là người chủ trì, bạn cũng đánh dấu sự bắt đầu thật to. Im lặng chờ đợi mọi người nhận ra rằng mọi người đã đến sẽ lãng phí phút đầu tiên của mỗi cuộc gọi. Một dòng ngắn gọn nói rằng các thành viên đang ở đây và bạn sẽ bắt đầu là đủ, đồng thời nó cung cấp cho những người đến sau một quan điểm rõ ràng để xin lỗi.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お疲れ様です。株式会社さくらの田中です。 | Otsukaresama desu. Kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka desu. | Xin chào tất cả mọi người. Đây là Tanaka từ Sakura Inc. |
| お世話になっております。よろしくお願いいたします。 | Osewa ni natte orimasu. Yoroshiku onegai itashimasu. | Cảm ơn bạn đã tiếp tục kinh doanh của bạn. Tôi mong được nói chuyện với bạn. |
| 音声、聞こえていますでしょうか。 | Onsei, kikoete imasu deshō ka. | Bạn có thể nghe thấy tôi ổn không? |
| はい、問題なく聞こえております。 | Hai, mondai naku kikoete orimasu. | Vâng, chúng tôi có thể nghe thấy bạn một cách hoàn hảo. |
| 皆さんお揃いのようですので、始めさせていただきます。 | Minasan osoroi no yō desu node, hajimesasete itadakimasu. | Có vẻ như mọi người đều ở đây, vì vậy chúng ta hãy bắt đầu. |
| 遅れて申し訳ございません。 | Okurete mōshiwake gozaimasen. | Tôi xin lỗi vì đã tham gia muộn. |
Một cụm từ cho mỗi điều sai trái
Sự cố kết nối là một phần của cuộc họp từ xa mà bạn không đủ khả năng để soạn câu từ đầu. Có gì đó vỡ ra, mười giây im lặng tiếp theo và mọi người chờ đợi. Cách khắc phục là học một dòng cố định cho mỗi lần thất bại để phản ứng diễn ra tự động. Mỗi người trong số này đều trung lập về mặt lịch sự và làm việc với đồng nghiệp cũng như khách hàng.
| Điều gì đã xảy ra | tiếng Nhật | Romaji |
|---|---|---|
| Họ có thể không nghe thấy bạn | 聞こえていますでしょうか。 | Kikoete imasu desho ka. |
| Bạn không thể nghe thấy chúng | お声が聞こえておりません。 | Okoe ga kikoete orimasen. |
| Giọng của họ đang vỡ ra | お声が途切れているようです。 | Okoe ga togirete iru yō desu. |
| Tiếng vang hoặc phản hồi | ハウリングしているようです。 | Hauringu shite iru yō desu. |
| Họ vẫn im lặng | マイクがミュートになっているようです。 | Maiku ga myūto ni natte iru yō desu. |
| Video của họ đã bị đóng băng | 画面が止まっているようです。 | Gamen ga tomatte iru yō desu. |
| Bạn sẽ rời đi và tham gia lại | 一度退出して、入り直します。 | Ichido taishutsu shite, hairinaoshimasu. |
| Bạn đã bỏ học và quay trở lại | 回線が切れてしまい、失礼いたしました。 | Kaisen ga kirete shimai, shitsurei itashimashita. |
| Bạn đã bỏ lỡ những gì đã nói | 恐れ入ります、もう一度お願いできますでしょうか。 | Osore irimasu, mō ichido onegai dekimasu deshō ka. |
| Đường dây của bạn không ổn định | 電波が不安定なので、カメラをオフにいたします。 | Denpa ga fuantei na node, kamera o ofu ni itashimasu. |
| Hai bạn nói cùng một lúc | 失礼しました、お先にどうぞ。 | Shitsurei shimashita, osaki ni dōzo. |
Hãy chú ý tần suất xuất hiện của yō desu. Nói rằng điều gì đó dường như đang xảy ra, thay vì nói thẳng ra, sẽ giúp nhận xét đó không bị đổ lỗi, điều này quan trọng khi vấn đề có thể nằm ở một trong hai đầu dây. Đó cũng là cách làm dịu đi mà bạn thường sử dụng để chỉ ra bất kỳ sự thật bất tiện nào tại nơi làm việc.
Sự cố âm thanh trong câu đầy đủ
Ngoài những phản hồi một dòng, bạn cần một vài câu dài hơn: một câu để kiểm tra xem vấn đề là của bạn hay của họ, một câu để nói bạn sắp làm gì với vấn đề đó và một câu để quay lại cuộc gọi điện thoại. Hãy nói những gì bạn đang làm trước khi thực hiện, bởi vì một người tham gia đột nhiên biến mất mà không nói một lời nào sẽ khiến cuộc họp bị đình trệ trong khi mọi người đang suy đoán.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 音声が少し聞こえづらいのですが、いかがでしょうか。 | Onsei ga sukoshi kikoezurai no desu ga, ikaga deshō ka. | Âm thanh của bạn hơi khó nghe. Bên bạn thế nào rồi? |
| こちらの声は届いていますでしょうか。 | Kochira no koe wa todoite imasu deshō ka. | Giọng nói của tôi có vang lên không? |
| はい、こちらは問題ございません。 | Hai, kochira wa mondai gozaimasen. | Vâng, mọi thứ đều ổn về phía chúng tôi. |
| 少し音が遅れているようです。 | Sukoshi oto ga okurete iru yō desu. | Có vẻ như có một chút chậm trễ trong âm thanh. |
| 有線に切り替えますので、少々お待ちください。 | Yūsen ni kirikaemasu node, shōshō omachi kudasai. | Tôi sẽ chuyển sang kết nối có dây, vì vậy vui lòng đợi tôi một lát. |
| 電話でおかけ直ししてもよろしいでしょうか。 | Denwa de okakenaoshi shite mo yoroshii deshō ka. | Thay vào đó tôi có thể gọi lại cho bạn bằng điện thoại được không? |
Câu trả lời mà bạn mong đợi nhận được từ séc của mình là một câu trả lời ngắn gọn: hai, kikoete orimasu hoặc sukoshi togiremashita. Nếu bạn nghe câu thứ hai, đừng lặp lại toàn bộ đoạn văn. Chỉ lặp lại câu cuối cùng, chậm hơn một chút và sau đó hỏi xem phần đó đã hiểu chưa.
Chia sẻ màn hình của bạn
Chia sẻ màn hình có một tập lệnh cố định nhỏ: thông báo, kiểm tra xem nó có hiển thị hay không, tường thuật chuyển động của bạn trong tài liệu và thông báo kết thúc. Động từ kyōyū suru bao hàm sự chia sẻ, và sasete itadakimasu là cách lịch sự để nói rằng bạn sắp làm điều gì đó trước mặt mọi người. Xác nhận khả năng hiển thị một lần không hề cầu kỳ; một cửa sổ chia sẻ không xuất hiện có thể lãng phí vài phút.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 画面を共有させていただきます。 | Gamen o kyōyū sasete itadakimasu. | Tôi sẽ chia sẻ màn hình của tôi. |
| 画面は見えていますでしょうか。 | Gamen wa miete imasu deshō ka. | Bạn có thể nhìn thấy màn hình của tôi không? |
| はい、見えております。 | Hai, miete orimasu. | Vâng, chúng ta có thể thấy nó. |
| 少し文字が小さいので、拡大していただけますか。 | Sukoshi moji ga chiisai node, kakudai shite itadakemasu ka. | Văn bản hơi nhỏ. Bạn có thể phóng to được không? |
| 次のページに進みます。 | Tsugi no pēji ni susumimasu. | Tôi sẽ chuyển sang trang tiếp theo. |
| 共有を止めます。 | Kyōyū o tomemasu. | Bây giờ tôi sẽ ngừng chia sẻ. |
| 資料は後ほどお送りいたします。 | Shiryō wa nochihodo o-okuri itashimasu. | Tôi sẽ gửi tài liệu sau. |
Yêu cầu ai đó bật tiếng
Có hai thanh ghi cho việc này. Mẫu yêu cầu, myūto o kaijo shite itadakemasu deshō ka, lịch sự và trực tiếp. Hình thức quan sát, maiku ga myūto ni natte iru yō desu, chỉ vào tình huống thay vì vào con người và là sự lựa chọn nhẹ nhàng hơn với khách hàng hoặc đồng nghiệp cấp cao. Cả hai đều được sử dụng liên tục và không gây bất kỳ sự khó chịu nào trừ khi giọng điệu của bạn cung cấp điều đó.
Khi chính bạn là người đang nói chuyện trong trạng thái tắt tiếng, hãy giữ thời gian hồi phục ngắn gọn. Một shitsurei shimashita, sau đó nhắc lại quan điểm rồi tiếp tục. Ở đây, người học có xu hướng xin lỗi quá mức, điều này biến sự vấp ngã kéo dài hai giây thành sự gián đoạn kéo dài ba mươi giây đối với những người khác trong cuộc gọi.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ミュートを解除していただけますでしょうか。 | Myūto o kaijo shite itadakemasu deshō ka. | Bạn có thể tự bật tiếng được không? |
| 田中さん、マイクがミュートのようです。 | Tanaka-san, maiku ga myūto no yō desu. | Tanaka, micrô của bạn dường như bị tắt tiếng. |
| 失礼しました、ミュートのままでした。 | Shitsurei shimashita, myūto no mama deshita. | Xin lỗi, tôi vẫn đang ở chế độ tắt tiếng. |
| 発言される際はミュートを解除してください。 | Hatsugen sareru sai wa myūto o kaijo shite kudasai. | Hãy bật tiếng khi bạn muốn nói chuyện. |
Thay phiên nhau mà không có tín hiệu của một căn phòng
Trong phòng họp, bạn yêu cầu một lượt bằng cơ thể của mình: bạn ngồi về phía trước, hít thở, nhìn vào mắt người chủ tọa. Không điều nào trong số đó tồn tại được trong một mạng lưới các ô nhỏ và hình ảnh bị trễ, vì vậy các tín hiệu phải chuyển thành lời nói. Người Nhật có đồ làm sẵn gọn gàng. Tuy nhiên, yoroshii deshō ka yêu cầu một điểm duy nhất và hứa sẽ ngắn gọn để dễ dàng chấp nhận.
Việc kết thúc lượt của bạn cũng quan trọng không kém. Ijō desu là một dấu chấm rõ ràng cho cả phòng biết rằng micro còn trống và nếu không có nó, hai người sẽ bắt đầu cùng một lúc. Khi điều đó xảy ra, đừng thương lượng: một trong hai bạn nói osaki ni dōzo ngay lập tức và người kia chỉ tiếp tục. Chỉ định người phát biểu tiếp theo là cách nhanh nhất để khắc phục sự im lặng khó xử.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 一点、よろしいでしょうか。 | Itten, yoroshii deshō ka. | Tôi có thể nêu một điểm được không? |
| 恐れ入ります、途中で失礼します。 | Osore irimasu, tochū de shitsurei shimasu. | Xin lỗi vì đã chen vào. |
| 以上です。 | Ijō desu. | Đó là tất cả từ tôi. |
| 佐藤さん、いかがでしょうか。 | Satō-san, ikaga deshō ka. | Satō, bạn nghĩ thế nào? |
| どうぞお続けください。 | Dōzo otsuzuke kudasai. | Hãy tiếp tục. |
| 補足してもよろしいでしょうか。 | Hosoku shite mo yoroshii deshō ka. | Tôi có thể thêm một cái gì đó vào đó? |
| ご意見のある方はいらっしゃいますか。 | Goiken no aru kata wa irasshaimasu ka. | Có ai có ý kiến gì không? |
Tại sao nhịp điệu aizuchi bị ngắt quãng
Cuộc trò chuyện bằng tiếng Nhật diễn ra dựa trên các tín hiệu kênh ngược thường xuyên. Khi gặp trực tiếp, bạn tạo ra hai, ee và naruhodo cứ sau vài giây và người nói sử dụng chúng để biết rằng bạn vẫn ở bên họ. Đây là một trong những thói quen mà người học nỗ lực nhất để có được và trong cuộc gọi điện video, thói quen này có thể âm thầm chống lại bạn. Hai của bạn rời khỏi miệng bạn trong một khoảng trống, di chuyển xuống một dòng bị trì hoãn và đến trước từ tiếp theo của người nói.
Kết quả là một cuộc gọi mà người nói liên tục dừng lại vì có vẻ như bạn đang ngắt lời hoặc cả hai bạn đều đứng im trong nửa giây rồi sau đó xin lỗi. Đó không phải là vấn đề ngôn ngữ và cũng không phải là sự thô lỗ. Đó là vấn đề về thời gian, và cách khắc phục là thay đổi nơi tín hiệu đi đến thay vì bỏ chúng, bởi vì một người nghe hoàn toàn im lặng sẽ đọc như là thảnh thơi hoặc không hài lòng với người nói tiếng Nhật.
- Giữ máy ảnh và gật đầu rõ ràng. Trên video, cái gật đầu mang tải trọng mà hai mang trong phòng.
- Lưu câu aizuchi cho ranh giới mệnh đề và khi kết thúc lượt, không phải cho mỗi cụm từ.
- Sử dụng một xác nhận dài hơn thay vì nhiều xác nhận ngắn để nó tồn tại sau một khoảng thời gian trễ mà không dừng ở giữa từ.
- Nếu bạn và người nói xung đột, hãy dừng lại hoàn toàn và để họ tiếp tục thay vì trao đổi lời xin lỗi.
- Với tư cách là người nói, hãy cố tình tạm dừng sau mỗi vài câu để đưa ra những tín hiệu bị trì hoãn ở đâu đó.
Phải nói gì thay vì liên tục quay lại kênh
Thay thế số lượng bằng trọng lượng. Một xác nhận rõ ràng ở cuối phần cho thấy bạn đã theo dõi phần đó tốt hơn nhiều so với việc rải rác đến các điểm ngẫu nhiên. Những dòng này cũng cung cấp cho diễn giả một nơi tự nhiên để đăng ký, đó là lý do tại sao người dẫn chương trình sử dụng chúng ở cuối mỗi mục trong chương trình nghị sự.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| はい、承知いたしました。 | Hai, shōchi itashimashita. | Vâng, hiểu rồi. |
| なるほど、そういうことですね。 | Naruhodo, sō iu koto desu ne. | Tôi hiểu rồi, vậy ra đó là cách nó hoạt động. |
| ここまでで、ご不明な点はございますか。 | Koko made de, gofumei na ten wa gozaimasu ka. | Có điều gì chưa rõ ràng cho đến nay? |
| 今の点、もう少し詳しく伺ってもよろしいでしょうか。 | Ima no ten, mō sukoshi kuwashiku ukagatte mo yoroshii deshō ka. | Tôi có thể nghe thêm một chút về điểm cuối cùng đó không? |
| 大丈夫です、続けてください。 | Daijōbu desu, tsuzukete kudasai. | Không sao đâu, xin hãy tiếp tục. |
Sử dụng hộp trò chuyện
Bảng trò chuyện mang những quy ước thực sự trong các cuộc họp của người Nhật. Các liên kết, cách viết, số và tên công ty sẽ xuất hiện ở đó thay vì đưa vào âm thanh vì chúng tồn tại khi kết nối kém và có thể bị sao chép. Thông báo bất cứ điều gì bạn đăng, vì không phải ai cũng mở bảng điều khiển và cho biết khi nào bạn sẽ trả lời một câu hỏi được gửi bằng văn bản thay vì trả lời trong im lặng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| リンクをチャットに貼っておきます。 | Rinku o chatto ni hatte okimasu. | Tôi sẽ đặt liên kết trong cuộc trò chuyện. |
| 詳細はチャットに記載しました。ご確認ください。 | Shōsai wa chatto ni kisai shimashita. Gokakunin kudasai. | Tôi đã viết chi tiết trong cuộc trò chuyện. Xin hãy xem. |
| チャットでご質問をいただければ、後ほどお答えします。 | Chatto de goshitsumon o itadakereba, nochihodo okotae shimasu. | Nếu bạn đăng câu hỏi trong cuộc trò chuyện, tôi sẽ trả lời chúng sau. |
| 先ほどチャットに送った資料をご覧ください。 | Sakihodo chatto ni okutta shiryō o goran kudasai. | Vui lòng xem tài liệu tôi đã gửi trong cuộc trò chuyện vừa rồi. |
Ghi âm và phút
Hãy hỏi trước khi ghi âm mọi lúc và hỏi bằng hình thức khiến việc từ chối trở nên dễ dàng. Sashitsukae nakereba, nghĩa là nếu nó không gây bất tiện, là cách mở đầu tiêu chuẩn. Phút là gijiroku, và nói to xem ai đang ghi là thông lệ, một phần để người đó có thể yêu cầu tạm dừng khi cuộc thảo luận vượt quá thời gian họ đánh máy.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 本日の会議を録画してもよろしいでしょうか。 | Honjitsu no kaigi o rokuga shite mo yoroshii deshō ka. | Tôi có thể ghi lại cuộc họp hôm nay được không? |
| 差し支えなければ、録音させていただきます。 | Sashitsukae nakereba, rokuon sasete itadakimasu. | Nếu bạn không phản đối, tôi sẽ ghi âm. |
| 録画を開始いたします。 | Rokuga o kaishi itashimasu. | Bây giờ tôi đang bắt đầu ghi âm. |
| 議事録は私が取ります。 | Gijiroku wa watashi ga torimasu. | Tôi sẽ lấy phút. |
| 議事録は後ほど共有いたします。 | Gijiroku wa nochihodo kyōyū itashimasu. | Tôi sẽ chia sẻ những phút sau đó. |
Kết thúc cuộc gọi
Phần kết thúc trên video đột ngột vì không có bước đi đến cửa và không có cuộc trò chuyện nhỏ nào trong khi mọi người thu thập giấy tờ. Điều đó làm cho trình tự kết thúc trở nên quan trọng hơn chứ không kém phần quan trọng: báo hiệu rằng thời gian sắp hết, tóm tắt những gì xảy ra tiếp theo, cảm ơn mọi người rồi rời đi. Nói to hành động tiếp theo ngay cả khi nó đã diễn ra trong vài phút, vì đó là điều cuối cùng mà mọi người sẽ nhớ.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| そろそろお時間ですので、このあたりで。 | Sorosoro ojikan desu node, kono atari de. | Chúng ta sắp hết thời gian rồi nên chúng ta hãy dừng lại ở đây. |
| 本日の内容をまとめますと、次回までに見積もりをお送りします。 | Honjitsu no naiyō o matomemasu to, jikai made ni mitsumori o o-okuri shimasu. | Tóm lại hôm nay chúng tôi sẽ gửi báo giá trước cuộc họp tiếp theo. |
| ありがとうございました。次回もよろしくお願いいたします。 | Arigatō gozaimashita. Jikai mo yoroshiku onegai itashimasu. | Cảm ơn rất nhiều. Tôi mong đợi cuộc họp tiếp theo. |
| それでは、本日はこれで失礼いたします。 | Sore de wa, honjitsu wa kore de shitsurei itashimasu. | Vậy thì, tôi sẽ nói lời tạm biệt ngày hôm nay. |
| お疲れ様でした。失礼いたします。 | Otsukaresama deshita. Shitsurei itashimasu. | Cảm ơn bạn cho công việc của bạn ngày hôm nay. Tạm biệt. |
| お先に失礼いたします。 | Osaki ni shitsurei itashimasu. | Xin thứ lỗi cho tôi vì đã rời đi trước. |
Đừng đóng cửa sổ ở âm tiết cuối cùng. Để lại một giây im lặng sau shitsurei itashimasu để những câu trả lời bị trì hoãn từ những người tham gia khác có thể đến được, và để không ai bị cắt ngang khi đang nói lời tạm biệt.