Bộ khung cố định của email doanh nghiệp Nhật Bản
Mọi email doanh nghiệp bên ngoài ở Nhật Bản đều được xây dựng từ bảy phần giống nhau, theo cùng một thứ tự. Những người học gặp khó khăn với email tiếng Nhật thường không thiếu vốn từ vựng; họ đang viết một email tiếng Anh bằng từ tiếng Nhật, vì vậy các phần đến không đúng trình tự và các cụm từ lịch sự bị thiếu. Ghi nhớ khung và chữ viết rút gọn lại còn hai hoặc ba câu ở giữa.
| Phần | tiếng Nhật | Nó làm gì |
|---|---|---|
| Dòng người nhận | 株式会社ABC 営業部 田中様 | Công ty, bộ phận, tên, rồi 様 |
| Lời chào mở đầu | いつもお世話になっております。 | Cố định phép lịch sự, không phải là một câu hỏi thực sự |
| Tên của bạn | ABC. | Công ty cộng với họ của bạn |
| Mục đích | 〜の件でご連絡いたしました。 | Một câu nói lý do tại sao bạn viết |
| Thân hình | つきましては、〜をお願いできますでしょうか。 | Yêu cầu hoặc thông tin |
| Kết thúc lịch sự | よろしくお願いいたします。 | Về cơ bản kết thúc mọi email |
| Chữ ký | 山田太郎／営業部／電話番号 | Tên, công ty, bộ phận, liên hệ |
Những phần bạn thực sự sáng tác là dòng mục đích và phần thân. Mọi thứ khác đều được thiết lập sẵn, đó là lý do tại sao các đồng nghiệp Nhật Bản có thể tạo ra một email chính xác trong 90 giây và tại sao một người học biết khung cũng có thể làm được điều tương tự.
Dòng người nhận và lời chào mở đầu
Một email tiếng Nhật mở ra với người nhận được viết ở dòng đầu tiên, trước bất kỳ lời chào nào. Mẫu đầy đủ là công ty, phòng ban, sau đó là tên cá nhân kèm 様: 株式会社ABC 営業部 田中様. Chỉ bỏ 株式会社 sau vài lần trao đổi và không bao giờ bỏ 様. Nếu bạn không biết ai sẽ đọc nó, ご担当者様 sẽ che chở bạn. Trong công ty của bạn, dòng này thường là 田中部長 hoặc 田中さん, với chức danh công việc thay thế 様 khi người đó có chức danh đó.
Dòng thứ hai là いつもお世話になっております, đây không phải là một câu hỏi hay một câu khẳng định sự thật. Về cơ bản, nó xuất hiện trong mọi email và thư trả lời của doanh nghiệp bên ngoài, vì vậy người đọc không nhìn thấy nó sẽ nhận thấy khoảng trống. Đối với lần liên hệ đầu tiên, hãy sử dụng 初めてご連絡いたします thay thế, và nếu bạn đang viết thư với tư cách là khách hàng của ai đó chứ không phải là nhà cung cấp của họ, thì お世話になっております không có いつも là hoàn toàn bình thường.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 株式会社ABC 営業部 田中様 | Kabushiki-gaisha ABC Eigyō-bu Tanaka-sama | Ông Tanaka, Phòng Kinh doanh, Công ty TNHH ABC |
| ご担当者様 | Go-tantōsha-sama | Đến người phụ trách |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | Cảm ơn bạn đã tiếp tục hỗ trợ. |
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete go-renraku itashimasu. | Tôi đang liên lạc với bạn lần đầu tiên. |
| 関係者各位 | Kankeisha kakui | Gửi tất cả những người liên quan |
Đặt tên cho chính mình và đi vào vấn đề
Dòng thứ ba là tên riêng của bạn, có tiền tố là công ty của bạn: ABC社の山田です, hoặc 株式会社ABCの山田と申します khi bạn muốn trang trọng hơn. Đừng bắt đầu câu bằng 私 và đừng bao giờ gắn 様 hoặc さん vào tên của chính bạn. Sau đó nêu lý do tại sao bạn viết, bằng một câu, trước bất kỳ bối cảnh nào, sử dụng 〜の件でご連絡いたしました. Văn viết thương mại bằng tiếng Nhật là phần kết luận trước tiên giống như cách nói tiếng Nhật thương mại: người đọc nên biết thông điệp muốn gì ở cuối dòng thứ tư và phần giải thích tiếp theo.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの山田と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Yamada to mōshimasu. | Tên tôi là Yamada, đến từ Công ty TNHH ABC. |
| 先日の打ち合わせの件でご連絡いたしました。 | Senjitsu no uchiawase no ken de go-renraku itashimashita. | Tôi đang viết về cuộc gặp gỡ ngày hôm trước của chúng tôi. |
| 標記の件につきまして、ご報告いたします。 | Hyōki no ken ni tsukimashite, go-hōkoku itashimasu. | Về vấn đề ở dòng chủ đề, tôi xin thông báo như sau. |
| 早速ですが、一点ご相談がございます。 | Sassoku desu ga, itten go-sōdan ga gozaimasu. | Đi thẳng vào vấn đề, có một điều tôi muốn thảo luận. |
| 下記の通りご連絡いたします。 | Kaki no tōri go-renraku itashimasu. | Tôi viết thư này để cho bạn biết những điều sau đây. |
Yêu cầu ai đó làm gì đó
Các yêu cầu được xếp loại theo mức độ người đọc có thể từ chối. お願いいたします là đơn giản và trung tính. ご確認いただけますでしょうか nhẹ nhàng hơn vì nó được diễn đạt như một câu hỏi về việc liệu người đọc có thể giúp đỡ hay không. ご対応いただけますと幸いです vẫn nhẹ nhàng hơn, nghĩa đen là điều đó sẽ là điều may mắn cho bạn. Hai chiếc đệm thực hiện hầu hết công việc còn lại: お手数ですが, nghĩa là xin lỗi vì rắc rối, và 恐れ入りますが, nghĩa là tôi xin lỗi phải áp đặt, cả hai đều ngồi trước yêu cầu. Đưa ra thời hạn là một ngày thay vì càng sớm càng tốt.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ご確認いただけますでしょうか。 | Go-kakunin itadakemasu deshō ka? | Bạn có thể vui lòng kiểm tra điều này? |
| お手数ですが、ご対応をお願いいたします。 | O-tesū desu ga, go-taiō o onegai itashimasu. | Xin lỗi vì sự cố này, nhưng xin hãy quan tâm đến điều này. |
| 恐れ入りますが、資料をお送りいただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, shiryō o o-okuri itadakemasu deshō ka? | Tôi xin lỗi đã làm phiền bạn, nhưng bạn có thể gửi cho tôi tài liệu được không? |
| 金曜日までにご返信いただけますと幸いです。 | Kin'yōbi made ni go-henshin itadakemasu to saiwai desu. | Sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể trả lời trước thứ Sáu. |
| ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kentō no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Tôi sẽ biết ơn nếu bạn xem xét nó. |
| ご不明な点がございましたら、お知らせください。 | Go-fumei na ten ga gozaimashitara, o-shirase kudasai. | Nếu có điều gì chưa rõ ràng, xin vui lòng cho tôi biết. |
Theo đuổi câu trả lời và xin lỗi vì sự chậm trễ
Việc truy đuổi được thực hiện bằng cách cho phép khả năng thông điệp đi lạc hướng, điều này giúp người đọc giữ thể diện. その後いかがでしょうか hỏi mọi việc đang diễn ra ở đâu mà không buộc tội ai về bất cứ điều gì. Anh ấy nói xin lỗi nếu tin nhắn của chúng tôi bị vượt qua và đó là bước đệm tiêu chuẩn cho lời nhắc thứ hai. Chỉ sau hai trong số đó, một nhà văn Nhật Bản mới đưa ra thời hạn một cách chắc chắn và thậm chí sau đó câu vẫn giữ được sự lịch sự.
Đối với câu trả lời muộn của bạn, ご返信が遅くなり申し訳ございません chính là lựa chọn phù hợp. Xin lỗi chỉ trong một dòng, không giải thích dài dòng và đi thẳng vào vấn đề, bởi vì một lời bào chữa dài dòng được coi là một thất bại lớn hơn chính sự chậm trễ. 申し訳ございません là dạng viết; すみません quá nhẹ đối với thư bên ngoài và 申し訳ありません nằm giữa hai loại và phù hợp với mục đích sử dụng nội bộ.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| その後、いかがでしょうか。 | Sono go, ikaga deshō ka? | Mọi việc diễn ra như thế nào kể từ đó? |
| 行き違いでしたら申し訳ございません。 | Ikichigai deshitara mōshiwake gozaimasen. | Tôi xin lỗi nếu tin nhắn của chúng tôi đã vượt qua. |
| 再度ご連絡いたしました。 | Saido go-renraku itashimashita. | Tôi đang liên lạc lại với bạn về việc này. |
| ご返信が遅くなり、申し訳ございません。 | Go-henshin ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | Tôi xin lỗi vì đã trả lời muộn. |
| こちらの確認不足でした。深くお詫び申し上げます。 | Kochira no kakunin busoku deshita. Fukaku o-wabi mōshiagemasu. | Đây là một thất bại trong việc kiểm tra phía chúng tôi. Tôi xin lỗi một cách chân thành. |
| 今後このようなことがないよう注意いたします。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō chūi itashimasu. | Tôi sẽ đảm bảo điều này không xảy ra lần nữa. |
Tệp đính kèm, lên lịch và nói không
Ba mục đích thông thường đều có đường dây cố định riêng. Tệp đính kèm được thông báo bằng 添付いたします và được mô tả trong cùng một câu, bởi vì một tệp trống không có từ đi kèm được coi là bất cẩn. Việc lập kế hoạch cung cấp các vị trí ứng viên dưới dạng danh sách và hỏi xem vị trí nào phù hợp thay vì yêu cầu người đọc nghĩ ra thời gian cho bạn. Từ chối không bao giờ sử dụng riêng できません: mô hình là lời cảm ơn, sự hối tiếc, lý do và một cánh cửa để ngỏ.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 資料を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Shiryō o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Mình có đính kèm tài liệu, bạn xem nhé. |
| 下記の日程でご都合はいかがでしょうか。 | Kaki no nittei de go-tsugō wa ikaga deshō ka? | Liệu ngày nào dưới đây có phù hợp với bạn không? |
| ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。 | Go-tsugō no yoi nichiji o o-shirase itadakemasu deshō ka? | Bạn có thể cho tôi biết ngày và giờ phù hợp với bạn không? |
| 大変申し訳ございませんが、今回は見送らせていただきます。 | Taihen mōshiwake gozaimasen ga, konkai wa miokurasete itadakimasu. | Tôi rất tiếc nhưng chúng tôi sẽ bỏ qua vào dịp này. |
| また機会がございましたら、よろしくお願いいたします。 | Mata kikai ga gozaimashitara, yoroshiku onegai itashimasu. | Tôi hy vọng chúng ta có thể làm việc cùng nhau nếu có cơ hội khác. |
いたしかねます là cách lịch sự để nói rằng bạn không thể, được diễn đạt như sự khó khăn hơn là sự không sẵn lòng: 今回はお受けいたしかねます. Hãy ghép bất kỳ lời từ chối nào với また機会がございましたら để mối quan hệ tồn tại sau khi không, đây là phần mà người học thường bỏ qua nhất.
Kết thúc các dòng để kết thúc một email đúng cách
よろしくお願いいたします đóng hầu hết mọi email doanh nghiệp Nhật Bản và không dịch sang bất cứ điều gì cụ thể, vì vậy hãy coi nó như một cách viết tương đương với một cái cúi chào kết thúc. 何卒よろしくお願い申し上げます là phiên bản nặng nề nhất và phù hợp với cách tiếp cận đầu tiên, một lời xin lỗi hoặc một yêu cầu quan trọng đối với khách hàng, trong khi引き続きよろしくお願いいたします phù hợp với một chủ đề đang diễn ra. Bên dưới có khối chữ ký: tên, công ty, bộ phận, địa chỉ, điện thoại, email. Đừng cố gắng dịch những lời chúc tốt đẹp nhất, bởi vì không có từ tương đương và phép lịch sự cuối cùng đã thực hiện được công việc đó.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Cảm ơn bạn trước. |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Tôi sẽ biết ơn nhất sự giúp đỡ của bạn. |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | Cảm ơn bạn đã tiếp tục giúp đỡ với điều này. |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Tôi sẽ biết ơn nếu bạn kiểm tra điều này. |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, go-renraku made. | Một lưu ý nhanh chóng bây giờ. |
Bên trong công ty và bên ngoài nó
Sự khác biệt quan trọng nhất là uchi và soto: công ty của bạn ở bên trong, mọi người khác ở bên ngoài. Viết cho khách hàng, bạn không bao giờ gắn 様 hoặc さん vào tên đồng nghiệp, kể cả tên chủ tịch, nên nó là 弊社の田中がご対応いたします. Công ty của riêng bạn là 弊社 khi bạn khiêm tốn và 当社 khi bạn trung lập; của họ là 貴社 trong văn viết và 御社 trong lời nói. Email nội bộ nhẹ nhàng hơn: お疲れ様です thay thế お世話になっております, và お願いします thường thay thế cho お願いいたします. Hãy phù hợp với giọng điệu của chủ đề bạn đang tham gia thay vì tự mình chọn một cấp độ.
- Mở ngoài: いつもお世話になっております。Mở bên trong: お疲れ様です。
- Công ty của bạn đối với người ngoài: 弊社 là sự khiêm tốn, 当社 là những tuyên bố trung lập về sự thật.
- Công ty của họ: 貴社 bằng văn bản, 御社 khi bạn nói to.
- Một đồng nghiệp được đề cập với khách hàng thua 様 và さん: 弊社の田中が伺います。
- Đồng nghiệp cấp cao trong nội bộ chỉ giữ chức danh: 田中部長, không bao giờ 田中部長様.
- Thời hạn nội bộ có thể trực tiếp; cùng một thời hạn bên ngoài có một khoảng đệm.
Dòng chủ đề, cc và trả lời
Các dòng chủ đề tiếng Nhật mang tính mô tả và thường được đặt trong ngoặc, như trong [ご確認のお願い]新商品の件, vì dấu ngoặc cho người đọc biết hành động nào cần thực hiện trước khi họ mở bất cứ thứ gì. Giữ nguyên chủ đề khi bạn trả lời để chuỗi vẫn có thể tìm kiếm được và để nguyên chuỗi Re:. Cc có một quy ước riêng: nếu ai đó ở trong cc, hãy đặt tên họ trong phần nội dung bằng một dòng như 田中部長をCCに入れております, để không ai ngạc nhiên khi thấy mình ở đó. Viết cho nhiều người, giữ nguyên cc trong thư trả lời của bạn và sử dụng 各位 trong dòng người nhận.
- Đặt hành động trong chủ ngữ: [お願い] 【ご報告】 【ご確認】.
- Giữ chủ đề ban đầu trong thư trả lời để có thể tìm lại chủ đề sau.
- Thông báo người nhận cc trong cơ thể thay vì để họ được chú ý.
- Viết cho một nhóm, mở đầu bằng 関係者各位 hoặc チームの皆様 thay vì một tên.
- Trả lời ngay trong ngày ngay cả khi câu trả lời chỉ là 確認のうえ、改めてご連絡いたします.
Một email đầy đủ, từng dòng một
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 株式会社みどり商事 営業部 佐藤様 | Kabushiki-gaisha Midori Shōji Eigyō-bu Satō-sama | Ông Sato, Phòng Kinh doanh, Công ty TNHH Midori Shoji |
| いつも大変お世話になっております。 | Itsumo taihen o-sewa ni natte orimasu. | Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã tiếp tục hỗ trợ. |
| ABC株式会社の山田です。 | ABC Kabushiki-gaisha no Yamada desu. | Đây là Yamada của Công ty TNHH ABC. |
| 先日ご相談しました新商品の件でご連絡いたしました。 | Senjitsu go-sōdan shimashita shinshōhin no ken de go-renraku itashimashita. | Tôi đang viết về sản phẩm mới mà chúng ta đã thảo luận ngày hôm trước. |
| 社内で検討した結果、来月から進めることになりました。 | Shanai de kentō shita kekka, raigetsu kara susumeru koto ni narimashita. | Sau khi thảo luận nội bộ, chúng tôi quyết định sẽ tiếp tục từ tháng tới. |
| つきましては、一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。 | Tsukimashite wa, ichido o-uchiawase no o-jikan o itadakemasu deshō ka? | Với ý nghĩ đó, chúng ta có thể dành chút thời gian để gặp mặt được không? |
| 候補の日程を三つ挙げさせていただきます。 | Kōho no nittei o mittsu agesasete itadakimasu. | Tôi muốn đề xuất ba ngày có thể. |
| 六月三日（火）十四時から十六時 | Roku-gatsu mikka (ka) jūyo-ji kara jūroku-ji | Ngày 3 tháng 6 (Thứ Ba), 14:00 đến 16:00 |
| ご都合の悪い場合は、別の日程を調整いたします。 | Go-tsugō no warui baai wa, betsu no nittei o chōsei itashimasu. | Nếu không có gì phù hợp, tôi sẽ sắp xếp một cuộc hẹn khác. |
| 資料を添付いたしましたので、事前にご確認いただけますと幸いです。 | Shiryō o tenpu itashimashita node, jizen ni go-kakunin itadakemasu to saiwai desu. | Tôi đã đính kèm các tài liệu và sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể xem trước chúng. |
| お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 | O-isogashii tokoro kyōshuku desu ga, nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Tôi biết bạn đang bận và tôi sẽ rất biết ơn sự giúp đỡ của bạn. |
Đọc lại mẫu và nhận thấy những gì còn thiếu. Không có câu hỏi nào về sức khỏe của người đọc, không có đoạn riêng cảm ơn họ về tin nhắn trước đó và không có tên ký tên bên trong nội dung vì khối chữ ký mang nó. Toàn bộ thông điệp là bốn câu thực được gói gọn trong các cụm từ cố định và tỷ lệ đó là bình thường.
Thói quen gửi email tiếng Anh không chuyển giao
Hầu hết các email tiếng Nhật khó xử do người học viết đều không sai ngữ pháp. Đó là những email tiếng Anh với từ vựng tiếng Nhật và người đọc Nhật Bản sẽ cảm thấy sự không khớp ngay lập tức ngay cả khi mọi từ đều đúng. Những thói quen dưới đây là nguyên nhân gây ra điều đó và mỗi thói quen đều có một sự thay thế tiếng Nhật đơn giản hơn là một bản dịch.
- Mở đầu với hy vọng rằng email sẽ tìm thấy họ tốt. Không có từ tương đương trong tiếng Nhật và いつもお世話になっております đã lấp đầy chỗ trống đó.
- Dịch Thưa ngài Tanaka thành một cái gì đó như 親愛なる田中様. Viết công ty, phòng ban và 田中様 ở dòng đầu tiên rồi dừng lại.
- Chôn yêu cầu trong đoạn cuối cùng. Thư kinh doanh của Nhật Bản nêu rõ mục đích của nó trong bốn dòng đầu tiên.
- Sử dụng すみません hoặc ごめんなさい trong văn viết. Cả hai đều là thanh ghi bằng giọng nói: thay vào đó hãy sử dụng 申し訳ございません hoặc 恐れ入りますが.
- Đính kèm một tập tin không có câu mô tả nó hoặc viết từ tiếng Nhật tương đương với vui lòng tìm tệp đính kèm và không có gì hơn.
- Ký kết bằng 田中より ở cuối thay cho khối chữ ký thích hợp.
- Thêm さん vào tên đồng nghiệp trong tin nhắn gửi khách hàng, điều này sẽ âm thầm nâng tầm công ty của bạn.
- Yêu cầu một cái gì đó càng sớm càng tốt. Đưa ra ngày tháng thực tế: なるはや là thông thường và 至急 nghe như trường hợp khẩn cấp.