Cuộc trao đổi là một cảnh ngắn, không phải một bài kiểm tra ẩn
Quá trình trao đổi meishi mất khoảng 20 giây và diễn ra theo một thứ tự cố định, đây là tin tốt cho người mới học. Hai người đứng, di chuyển sao cho không có bàn nào giữa họ, đưa thẻ của họ, nói mỗi người một dòng, nhận bằng cả hai tay, đọc nội dung được in và ngồi xuống. Một khi đơn hàng đã quen thuộc, bạn sẽ dành sự chú ý vào phần thực sự quan trọng, đó là tên và công ty hiện đang nằm trong tay bạn.
Nó giúp coi mọi quy ước là thực tế hơn là huyền bí. Đứng và sử dụng cả hai tay giúp cho lá bài nhỏ dễ dàng được đưa qua và khó đánh rơi. Đọc to nó sẽ xác nhận cái tên bạn sẽ cần cho giờ tiếp theo. Không viết lên nó trước mặt chủ nhân của nó là phép lịch sự thông thường. Mỗi quy tắc đều có một lý do rõ ràng đằng sau nó và việc ghi nhớ lý do đó sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc ghi nhớ một danh sách những điều cấm mà bạn chỉ hiểu một nửa.
Ai đề nghị trước và tại sao thường là bạn
Bên có vị thế thấp hơn trong cuộc họp cụ thể đó sẽ đưa ra quyết định trước. Điều đó có nghĩa là bên khách đi trước bên chủ nhà và bên bán đi trước bên mua. Nếu bạn đến văn phòng của ai đó để đề xuất điều gì đó, bạn hãy đề xuất trước. Trong mỗi nhóm, thứ tự được thực hiện từ trên xuống: người quản lý của bạn trao đổi với người đồng cấp của họ, sau đó bạn trao đổi với người cấp trên của họ, vì vậy hãy quan sát người ở cấp trên bạn và làm theo.
Thực hành hiện đại thường là một cuộc trao đổi đồng thời. Cả hai người đều cầm lá bài của mình ở tay phải, đưa ra thấp hơn lá bài kia một chút nếu người đó cấp cao hơn mình, nhận lá bài được đưa bằng tay trái, sau đó đưa tay phải ngang qua để cả hai tay đều đỡ lá bài mình nhận được. Nếu không đúng thời gian, bạn chỉ cần giao của bạn và nhận sau đó. Không ai đếm nhịp.
- Bên thăm trước, bên chủ sau.
- Bên bán trước, bên mua sau.
- Người cao cấp nhất mỗi bên trao đổi trước, sau đó những người còn lại theo thứ tự cấp bậc.
- Giữ thẻ của bạn ở các cạnh sao cho ngón tay của bạn không che tên cũng như logo.
- Xoay thẻ về phía người nhận để họ có thể đọc mà không cần xoay thẻ.
Việc trao đổi như một chuỗi hai mặt
Dưới đây là sự trao đổi đầy đủ từ cả hai phía, theo thứ tự, với bạn là khách. Đọc nó như một cảnh chứ không phải là một danh sách từ vựng. Lưu ý mỗi lượt ngắn như thế nào: một dòng để nêu tên bản thân, một dòng để chấp nhận, một dòng để xác nhận những gì bạn vừa đọc. Toàn bộ cuộc trò chuyện phù hợp với thời gian cần thiết để ngồi xuống.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 株式会社さくらの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka to mōshimasu. | Bạn: Tôi là Tanaka từ Sakura Inc. |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Bạn: Tôi rất mong được làm việc với bạn. |
| ご丁寧にありがとうございます。頂戴いたします。 | Go-teinei ni arigatō gozaimasu. Chōdai itashimasu. | Họ: Bạn thật tốt bụng. Tôi sẽ lấy nó. |
| 申し遅れました。株式会社みどりの佐藤でございます。 | Mōshiokuremashita. Kabushiki-gaisha Midori no Satō de gozaimasu. | Họ: Lẽ ra tôi nên nói sớm hơn. Tôi là Satō của Midori Inc. |
| 頂戴いたします。 | Chōdai itashimasu. | Bạn: Cảm ơn bạn, tôi sẽ lấy nó. |
| 営業部の佐藤様でいらっしゃいますね。 | Eigyō-bu no Satō-sama de irasshaimasu ne. | Bạn: Vậy anh là Mr Satō từ bộ phận bán hàng. |
| はい、さようでございます。 | Hai, sayō de gozaimasu. | Họ: Vâng, đúng vậy. |
| 本日はよろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa yoroshiku onegai itashimasu. | Bạn: Cảm ơn vì đã có tôi ngày hôm nay. |
Mōshiokuremashita có nghĩa đại khái là người nói lẽ ra phải giới thiệu bản thân sớm hơn và nó xuất hiện bất cứ khi nào ai đó nói trước khi đưa danh thiếp của họ. Chōdai itashimasu là động từ khiêm tốn để chỉ sự tiếp nhận, và nó là dòng hữu ích nhất ở đây; riêng arigatō gozaimasu đã mang lại cảm giác ấm áp nhưng hơi thiếu trang trọng trong cuộc họp kinh doanh đầu tiên.
Nói rõ tên và công ty của bạn
Dòng chào hàng có hình dạng cố định: công ty, số, họ, đến mōshimasu. Công ty được đặt lên hàng đầu vì đơn vị liên kết của bạn xác định bạn ở đây nhiều hơn tên bạn cung cấp. Nói chậm về công ty, sau đó là một khoảng cách nhỏ, rồi đến tên, bởi vì người nghe đang cố gắng khớp âm thanh với bản in cùng một lúc. Nếu tên của bạn không phải là tiếng Nhật, hãy nói họ trước và to hơn một chút, rồi sẵn sàng lặp lại một lần.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 初めまして、株式会社さくらの田中と申します。 | Hajimemashite, kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka to mōshimasu. | Xin chào. Tôi là Tanaka từ Sakura Inc. |
| 営業部でマーケティングを担当しております。 | Eigyō-bu de māketingu o tantō shite orimasu. | Tôi phụ trách tiếp thị ở bộ phận bán hàng. |
| 本日はお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa ojikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Cảm ơn bạn đã dành thời gian ngày hôm nay. |
| どうぞよろしくお願い申し上げます。 | Dōzo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Tôi mong được làm việc với bạn. |
Nhận thẻ và đọc to
Lấy thẻ bằng cả hai tay ở góc dưới, giữ nó ở độ cao ngang ngực và thực sự nhìn vào nó trong vài giây. Sau đó hãy nói một điều bạn vừa đọc. Đây không phải là lời tâng bốc; đó là cách bạn kiểm tra xem bạn có đúng bộ phận, chức danh và tên trong khi người chủ đang đứng trước mặt bạn và có thể sửa lỗi cho bạn miễn phí hay không.
Dòng thực hiện công việc là một quan sát đơn giản với ne ở cuối. Nó mời gọi sự xác nhận mà không cần đặt câu hỏi trực tiếp và câu trả lời thường là một câu ngắn cộng với một câu chi tiết hơn, giúp bạn có điều gì đó để mở đầu cuộc trò chuyện nhỏ khi bạn ngồi xuống. Giữ thẻ trong tay chứ không phải trong túi cho đến khi mọi người đã ngồi vào chỗ.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ありがとうございます。頂戴いたします。 | Arigatō gozaimasu. Chōdai itashimasu. | Cảm ơn. Tôi sẽ lấy thẻ của bạn. |
| 恐れ入ります。 | Osore irimasu. | Cảm ơn bạn, điều đó thật tử tế. |
| 技術部の部長でいらっしゃるのですね。 | Gijutsu-bu no buchō de irassharu no desu ne. | Vậy bạn là trưởng phòng kỹ thuật. |
| 御社は大阪にも拠点がおありなのですね。 | Onsha wa Ōsaka ni mo kyoten ga oari na no desu ne. | Tôi thấy công ty của bạn cũng có trụ sở ở Osaka. |
Hỏi cách đọc tên
Họ của người Nhật được viết bằng chữ kanji với cách đọc không thể đoán trước được và các ký tự giống nhau có thể được đọc theo nhiều cách. Do đó, người Nhật hỏi nhau về các bài đọc vào đúng thời điểm này và họ được coi là chăm chú hơn là không biết gì. Cuộc trao đổi là thời gian rẻ nhất có thể để hỏi, bởi vì sau đó bạn sẽ phải thừa nhận rằng bạn đã tránh nhắc đến tên người đó trong nửa giờ.
Hãy hỏi trước khi bạn đặt thẻ xuống. Dẫn đầu bằng shitsurei desu ga hoặc osore irimasu ga, sau đó hỏi trực tiếp. Nếu bạn có một phỏng đoán hợp lý, việc đưa ra điều đó sẽ thân thiện hơn là hỏi một cách lạnh lùng, bởi vì người kia chỉ cần xác nhận hoặc sửa một âm tiết. Lặp lại việc đọc lại sau khi bạn nghe thấy, sau đó sử dụng nó trong câu tiếp theo để nó khắc sâu vào trí nhớ.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 失礼ですが、お名前は何とお読みすればよろしいでしょうか。 | Shitsurei desu ga, onamae wa nan to oyomi sureba yoroshii deshō ka. | Xin lỗi, tôi nên đọc tên bạn như thế nào? |
| 恐れ入りますが、下のお名前の読み方を教えていただけますでしょうか。 | Osore irimasu ga, shita no onamae no yomikata o oshiete itadakemasu deshō ka. | Cho mình hỏi tên bạn đọc thế nào? |
| はせがわ様でよろしいでしょうか。 | Hasegawa-sama de yoroshii deshō ka. | Liệu Hasegawa có đúng không? |
| はい、はせがわと申します。珍しい読み方でして。 | Hai, Hasegawa to mōshimasu. Mezurashii yomikata deshite. | Vâng, đó là Hasegawa. Đó là một cách đọc khác thường. |
| ありがとうございます。はせがわ様ですね。 | Arigatō gozaimasu. Hasegawa-sama desu ne. | Cảm ơn. Vậy thì Hasegawa. |
Thẻ trên bàn trong cuộc họp
Thẻ đã nhận ở ngoài. Việc đặt thẳng một tấm thẻ vào hộp của bạn trông giống như đóng một tập hồ sơ về một người bạn vừa gặp, vì vậy thay vào đó, bạn đặt những tấm thẻ lên bàn trước mặt, sắp xếp sao cho phù hợp với vị trí mà chủ nhân của chúng đang ngồi. Bố cục đó là một sơ đồ chỗ ngồi: nó cho phép bạn xưng hô đúng người trong suốt cuộc họp mà không cần đoán, đó là lý do thực sự khiến thói quen này tồn tại.
Xử lý các thẻ càng ít càng tốt khi chúng ra ngoài. Đừng viết lên chúng, đừng xếp cuốn sổ lên trên chúng, đừng trượt chúng lung tung trong khi bạn đang suy nghĩ. Nếu cuối cùng một tấm thẻ bị bỏ lại trên bàn, điều đó có nghĩa là bạn đã quên người đó, vì vậy hãy coi việc cất chúng đi là một phần của việc đứng lên thay vì điều gì đó mà bạn có thể nhớ lại sau này.
- Xếp các tấm thẻ theo thứ tự chỗ ngồi của những người đối diện với bạn.
- Đặt thẻ của người cấp cao nhất lên trên hộp đựng thẻ của bạn, phía trước bên trái của bạn.
- Giữ thẻ không dính vào cốc, nước ngưng tụ và máy tính xách tay của bạn.
- Không viết gì trên thẻ trong khi chủ nhân của nó có thể nhìn thấy bạn.
- Khi cuộc họp kết thúc, hãy tập hợp chúng lại và đặt chúng vào hộp đựng thẻ của bạn chứ không phải vào túi quần.
- Nói shitsurei itashimasu khi bạn dọn bài và đứng lên.
Khi bạn hết thẻ hoặc quên thẻ
Điều này xảy ra với tất cả mọi người và có một công thức cố định cho nó. Xin lỗi một lần, ngắn gọn và tiếp tục; một lời giải thích dài dòng sẽ làm cho khoảnh khắc trở nên lớn lao hơn. Động từ tiêu chuẩn là kirasu, có nghĩa là đã hết, và nó được sử dụng ngay cả khi sự thật trung thực là bạn đã để chiếc hộp trên bàn. Sau đó hứa sẽ gửi thông tin chi tiết của bạn và gửi chúng ngay trong ngày.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| あいにく名刺を切らしておりまして、大変申し訳ございません。 | Ainiku meishi o kirashite orimashite, taihen mōshiwake gozaimasen. | Tôi sợ tôi đã hết thẻ. Tôi rất xin lỗi. |
| 後日、改めてお送りいたします。 | Gojitsu, aratamete o-okuri itashimasu. | Tôi sẽ gửi lại cho bạn thông tin chi tiết của tôi vào một ngày sau đó. |
| 恐れ入りますが、お名刺を頂戴できますでしょうか。 | Osore irimasu ga, omeishi o chōdai dekimasu deshō ka. | Xin lỗi, tôi có thể lấy thẻ của bạn được không? |
| お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。 | Onamae o o-ukagai shite mo yoroshii deshō ka. | Tôi có thể hỏi tên bạn được không? |
Nếu phía bên kia cũng không có thẻ, hãy hỏi to tên và viết ngay vào vở, kể cả phần đọc. Khi bạn là người không có thẻ, vẫn nhận thẻ của họ bằng cả hai tay và vẫn đọc to. Việc trao đổi không bị hủy bỏ bởi trường hợp trống của bạn; chỉ một nửa trong số đó của bạn được hoãn lại để gửi email.
Email tiếp theo đề cập đến cuộc họp
Việc trao đổi thẻ chỉ có giá trị nếu có một tin nhắn theo sau nó. Gửi một email ngắn trong cùng ngày hoặc sáng hôm sau. Một dòng chủ đề hữu ích nêu rõ mục đích và nhận dạng bạn, ví dụ: 本日のお礼(株式会社さくら・田中), vì người nhận có thể đã thu thập được nhiều tấm thiệp vào chiều hôm đó và cần đưa cho bạn xem qua.
Cơ thể có bốn động tác: cảm ơn họ đã dành thời gian, nói bạn là ai và bạn đã gặp ở đâu, đề cập đến một điều cụ thể đã được thảo luận để thông điệp rõ ràng không phải là một khuôn mẫu và kết thúc bằng một lời chào hướng tới tương lai. Giữ nó trên một màn hình. Những email đầu tiên dài trong thư từ kinh doanh của người Nhật thường nhận được phản hồi chậm trễ hơn là phản hồi nồng nhiệt.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。 | Honjitsu wa oisogashii naka, ojikan o itadaki arigatō gozaimashita. | Cảm ơn bạn đã dành thời gian ngày hôm nay mặc dù lịch trình bận rộn của bạn. |
| 先ほどご挨拶させていただきました、株式会社さくらの田中です。 | Sakihodo goaisatsu sasete itadakimashita, kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka desu. | Đây là Tanaka của Sakura Inc., người mà bạn đã gặp hôm nay. |
| ご相談いただいた件につきまして、社内で確認いたします。 | Gosōdan itadaita ken ni tsukimashite, shanai de kakunin itashimasu. | Về vấn đề bạn nêu ra, tôi sẽ kiểm tra nội bộ. |
| 改めてご連絡差し上げます。 | Aratamete gorenraku sashiagemasu. | Tôi sẽ liên lạc lại với bạn trong thời gian ngắn. |
| 今後ともよろしくお願い申し上げます。 | Kongo tomo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Tôi mong được làm việc với bạn từ bây giờ. |
Cách diễn tập toàn bộ cảnh
Hãy thực hành tư thế đứng này, nói to, với một tấm thẻ thật trên tay, vì ngôn ngữ và chuyển động phải đi cùng nhau. Ngồi vào bàn và im lặng đọc những dòng chữ không rèn luyện được thời gian khiến cuộc trao đổi trở nên bình tĩnh. Năm phút luyện tập có giá trị hơn một giờ đọc về phong tục tập quán.
- Nói dòng chào hàng của bạn trong khi thực sự giơ thẻ ra, cho đến khi bạn không còn nhìn vào tay mình nữa.
- Diễn tập tiếp nhận: chōdai itashimasu, hai giây nhìn, rồi một quan sát kết thúc bằng ne.
- Luyện tập câu hỏi đọc tên cho đến khi nó phát ra trôi chảy, để sự ngạc nhiên không bao giờ biến thành sự im lặng.
- Hãy thực hành lời xin lỗi không cần thiệp một lần để từ ngữ sẵn sàng trước ngày bạn cần.
- Viết email tiếp theo từ trí nhớ vào buổi tối cùng ngày và so sánh nó với các cụm từ ở trên.
- Bạn có thể nói điều này kết hợp với phần giới thiệu bản thân, vậy là cuộc gặp sau cuộc trao đổi sẽ có nơi để đi.